¿Cómo no olvidarte de los plazos de facturación y de declaración de actividades de cada institución?

Anotá, para cada institución donde trabajás, tres fechas: cuándo enviar la factura, cuándo declarar actividades y cuándo esperás el pago, y hacé que algo te avise antes de cada una. En Notarii cargás esas tres fechas por institución y la app te manda un aviso al celular.

Si trabajás en una sola institución, el calendario administrativo es uno. Con tres o cuatro, son tres o cuatro calendarios que corren a la vez, y lo que se pierde no suele ser el trabajo: es el día en que había que mandar la factura o declarar lo hecho. Este artículo propone una forma de ordenarlo, sin depender de la memoria.

Qué fechas conviene tener a mano de cada institución

Para cada lugar donde trabajás, hay tres momentos que conviene tener anotados:

1. Enviar la factura. El día del mes hasta el que tenés que entregarla.
2. Declarar actividades. El día en que tenés que informar lo que hiciste en el período, si la institución te lo pide.
3. Pago estimado. El día en que esperás cobrar lo que facturaste.

Cada institución define los suyos, y acá no hay una lista de cuáles son: no publicamos plazos de ninguna institución, porque los define cada una. La fuente correcta es siempre la institución misma, ya sea el área de facturación, el convenio que firmaste o el instructivo que te dieron al incorporarte. Si no tenés el dato por escrito, pedilo: es más barato preguntar una vez que atrasar un cobro.

Por qué se olvidan

Cuando las fechas se guardan “de memoria” o dispersas, fallan por motivos bastante previsibles:

• Se superponen. Dos instituciones pueden pedirte algo en la misma semana, y lo que no está en un solo lugar se cae.
• No tienen una señal. Un día sin aviso se parece a cualquier otro día.
• Dependen de un mensaje viejo en un chat o de una libreta que no tenés a mano cuando la necesitás.
• Se mezclan los tres tipos. Declarar actividades y enviar la factura son tareas distintas, y confundirlas hace que una quede sin hacer.

Una forma simple de ordenarlo

No hace falta una herramienta especial para empezar. Alcanza con:

1. Una lista con una fila por institución y tres columnas: enviar factura, declarar actividades, pago estimado.
2. Un aviso propio antes de cada fecha. Mejor unos días antes que el mismo día, para tener margen de juntar lo que falta.
3. Una revisión corta cada vez que se cierra un período: qué hiciste en cada institución, qué ya facturaste y qué falta. Eso conecta con registrar tus actos sin planillas y con saber qué institución te debe honorarios.
4. Actualizar la lista cuando una institución cambie sus fechas. Una lista vieja es peor que no tener lista, porque da una falsa tranquilidad.

Cómo lo resuelve Notarii

Notarii es una app para médicos que trabajan en varias instituciones. Una de las cosas que hace es esto mismo: guardar las fechas de cada institución y avisarte.

• Fechas por institución. En Mi Cuenta, al editar una institución, hay una sección “Fechas de facturación” con tres datos: enviar factura, declaración de actividades y pago estimado. Cada uno puede ser un día del mes, del 1 al 31, o el último día del mes.
• Instituciones propias o del catálogo. Podés crear la tuya o copiar una del catálogo de la app y ajustarla. Si editás las fechas de una institución copiada del catálogo, esa institución deja de recibir las actualizaciones del catálogo. Y no todas las instituciones del catálogo traen fechas: donde no las traen, las cargás vos.
• Avisos por institución. Cada institución tiene su propia configuración de avisos para enviar la factura, declarar actividades y el pago estimado. En el pago estimado elegís si querés el aviso el mismo día, un día antes o tres días antes. Vienen todos activados y los cambiás desde Mi Cuenta.
• Cuándo llegan. Los avisos se envían todos los días a las 8:00 (hora de Uruguay) como notificación del celular, y quedan también en una bandeja dentro de la app. Son solo para vos.
• En la agenda. Los envíos de factura aparecen en tu vista de semana junto a tus guardias y policlínicas, así ves de una mirada qué se viene. Si querés armar esa parte, mirá cómo llevar el control de guardias en varias instituciones.

Lo que Notarii no hace: no emite las facturas. Las hacés en el sistema que uses con cada institución; en la app registrás cada factura para seguir su cobro. Tampoco te dice cuáles son los plazos de tu institución: las fechas son las que vos cargás, y los avisos se calculan a partir de ellas.

Cómo empezar esta semana

1. Armá la lista de tus instituciones, una por una.
2. Conseguí por escrito, de cada una, los tres días. Donde no los tengas, anotá la duda y preguntá.
3. Cargalos en un solo lugar, ya sea una planilla con alarmas o Notarii.
4. Poné el aviso con margen, no el mismo día.
5. Al cerrar cada período, repasá qué enviaste, qué declaraste y qué está pendiente de cobro.

Si querés ver cómo se carga cada fecha, las preguntas frecuentes sobre las fechas de cada institución y los avisos lo explican paso a paso.