¿Cómo registrar tus actos médicos por procedimiento sin planillas ni fotos sueltas?

Lo más simple es registrar cada acto en el momento en que lo hacés, con los mismos datos siempre: fecha, institución, paciente, tipo, procedimientos y diagnóstico. Así no dependés de la memoria ni de planillas y fotos repartidas por el celular. En Notarii cada acto se carga en un formulario de nueva actividad y queda en una lista que podés buscar y filtrar.

Si trabajás en más de una institución y cobrás por procedimiento, cada acto que hacés es algo que después tenés que poder demostrar, facturar y cobrar. El problema casi nunca es hacer el acto: es acordarte de él semanas más tarde. Esta guía explica cómo registrar cada acto en el momento, qué datos conviene guardar y cómo lo resuelve Notarii.

Por qué reconstruir a fin de mes complica todo

Cuando el registro queda para después, la información termina repartida: una anotación en una libreta, una planilla que se actualiza cuando hay tiempo, una foto del parte en el carrete del celular, un mensaje que te mandaste a vos mismo. Al cierre del mes hay que juntar todo eso y responder tres preguntas que parecen simples: qué hiciste, en qué institución y qué tenés que facturar.

El razonamiento es sencillo: lo que no anotaste cuando pasó depende de tu memoria, y la memoria compite con todo lo demás que pasó en el mes. Un registro hecho en el momento no necesita que te acuerdes de nada. Además, si cada acto se anota con los mismos datos, después alcanza con buscar o filtrar en lugar de leer papeles uno por uno.

Qué datos conviene guardar de cada acto

No hace falta registrar todo, pero sí lo mismo cada vez. Una lista mínima que sirve para facturar y para volver a encontrar un acto:

• Fecha. Es el dato que ordena todo lo demás.
• Institución. Si trabajás en varias, es lo que permite saber a quién corresponde cada acto.
• Paciente. Lo suficiente para identificar el acto después, sin convertir tu registro en una historia clínica.
• Tipo de acto. Consulta, cirugía, procedimiento, internación, emergencia, ayudantía.
• Procedimientos realizados. Un acto puede incluir más de uno.
• Diagnóstico.
• Observaciones y complicaciones, si las hubo.
• Una foto, cuando el papel es el respaldo (un parte, una orden), guardada junto al acto y no suelta en el carrete.
• Cuándo volver a ver al paciente, si corresponde un control.

El mejor momento para anotarlo es apenas termina el acto o al final de la guardia, cuando los datos todavía están frescos. Si el formulario es corto y siempre igual, cargarlo lleva poco tiempo.

Cómo se registra un acto en Notarii

En Notarii cada acto es una nueva actividad. El formulario pide, en este orden:

1. Fecha.
2. Bloque de trabajo. Si elegís el bloque de ese día (por ejemplo, la guardia que cargaste en tu agenda), la institución y el profesional se completan solos.
3. Institución.
4. Paciente. Podés elegir uno que ya cargaste o crearlo ahí mismo.
5. Tipo de actividad: consulta, cirugía, procedimiento, internación, emergencia, ayudantía coordinada o ayudantía de urgencia, además de los que agregues vos.
6. Procedimientos. Es opcional y de selección múltiple, con búsqueda: escribís parte del nombre y lo elegís de la lista.
7. Diagnósticos. Hace falta al menos uno. También de selección múltiple, con búsqueda.

Después vienen los datos opcionales: complicaciones y observaciones en texto libre, y hasta 10 fotos desde la cámara o la galería. Si algún procedimiento o diagnóstico que usás seguido no está en las listas, lo podés crear desde Mi Cuenta junto con tus propios tipos de actividad.

Al final hay un recordatorio de próxima consulta: elegís fecha y hora, escribís una nota y, si querés, hacés que se repita. Es un aviso para vos, no se envía nada al paciente.

Qué pasa con lo que registraste

Los actos quedan en una lista ordenada por fecha. Cada fila muestra el paciente, el tipo, los procedimientos, la fecha y la institución. Podés buscar por paciente, institución, tipo, procedimiento o diagnóstico, y filtrar por rango de fechas, institución, tipo, procedimiento, diagnóstico o estado de facturación.

Eso cambia el cierre del mes: en vez de reconstruir, filtrás los actos de una institución en el período que te interesa y los tenés a mano para armar tu factura. También podés exportar a CSV los actos que estás viendo. Si querés seguir esa factura, Notarii permite vincular los actos a una factura y ver su estado de cobro; la factura la emitís vos por afuera, porque Notarii no emite facturas.

Un hábito que se sostiene

Tres ideas para que el registro no se vuelva otra tarea pendiente:

• Mismo momento, siempre. Al terminar el acto, al terminar la guardia o antes de irte de la institución. Elegí uno y respetalo.
• Mismos datos, siempre. Un formulario fijo evita decidir cada vez qué anotar.
• Una sola herramienta. Si algunos actos están en una planilla y otros en el celular, el problema de juntar todo sigue ahí.

Lo que Notarii no es

Notarii es una herramienta privada para gestionar tu propia actividad profesional. No es una historia clínica, no emite facturas y no se comunica con pacientes. Los datos del paciente que cargás sirven para identificar y ordenar tus actos, no para reemplazar la historia clínica de la institución.

Notarii está disponible para iPhone y Android, en español.